Blog

Dokumenty to ważne papiery, jednak czasami z powodu np. ich przedawnienia, obowiązujących przepisów czy braku miejsca na ich przechowywanie, zachodzi potrzeba ich niszczenia. Dlaczego poprawność tego procesu oraz jego przeprowadzenie jest tak istotne? Otóż powodów jest kilka. Najważniejszym z nich jest kwestia bezpieczeństwa. Dokumenty często zawierają wiele poufnych danych oraz informacji, które nie powinny znaleźć się w niepowołanych rękach takich jak m.in. adresy i imiona pracowników, wewnętrzne zasady działania firmy czy dane o finansach przedsiębiorstwa. Poprawne niszczenie dokumentów ma też inne zalety, w poczet których zaliczyć możemy także względy ekologiczne, ponieważ ze szczątków dawnych dokumentów można uzyskać później czysty papier, dzięki czemu nie będzie trzeba ścinać aż tylu nowych drzew. Dokumenty są bowiem w 100 procentach poddawane recyklingowi.

Niszczarka do dokumentów to urządzenie potrzebne w każdym biurze. Dzięki niej niemożliwe staje się odczytanie danych ze zniszczonych dokumentów i zawartych w nich poufnych informacji. Akta, przepuszczone przez niszczarkę, nie trafią do konkurencji ani w niepowołane ręce, a ty nie będziesz musiał zaprzątać sobie głowy szukaniem miejsca na przechowywanie niepotrzebnych już dokumentów. Co więcej, korzystając z usług firm, oferujących profesjonalne niszczenie dokumentów, przyczyniasz się do poprawy stanu środowiska naturalnego – zniszczone akta bowiem poddawane zostają w 100% recyclingowi. Wykorzystuje się je następnie do ponownej produkcji papieru. Sprawdź, jak działają niszczarki do dokumentów i jakie usługi w tym zakresie oferuje nasza firma.

Dokumenty stanowią podstawę funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Obecne są w różnej formie. Są to przede wszystkim umowy, faktury, regulaminy, oferty czy też materiały marketingowe. Umieszczane są w opasłych segregatorach, które zabierają bardzo dużo przestrzeni. Co więcej, mimo dobrego oznaczenia, nie zawsze łatwo znaleźć formularz, który jest właśnie potrzebny.

Każda firma zbiera i przechowuje różnego rodzaju dane niezbędne do prawidłowego funkcjonowania. Informacje te są przetwarzane i użytkowane w różnej formie od dokumentacji papierowej po zapisy na nośnikach elektronicznych. Dane nie są jednak przechowywane w nieskończoność i co jakiś czas niepotrzebne dokumenty muszą zostać usunięte. Wynika to zarówno z potrzeb samej firmy, np. w przypadku nieaktualnych już opracowań czy różnego rodzaju dokumentacji, jak i z obowiązujących przepisów, które nakazują niszczenie dokumentów, jeśli zawarte w nich dane nie są już niezbędne. Zobaczmy, jakie są podstawowe regulacje dotyczące niszczenia danych i w jaki sposób powinno to być wykonywane.

 

Przepisy nakładają na firmy obowiązki związane z przechowywaniem różnych dokumentów. W wielu przypadkach stworzenie efektywnego systemu przechowywania i udostępniania różnego rodzaju danych leży w interesie przedsiębiorstwa lub instytucji. Archiwizowanie dokumentów wymaga jednak takiego sposobu postępowania, który pozwoli zgromadzić wszystkie zasoby w taki sposób, by były one właściwie uporządkowane, zabezpieczone przed zniszczeniem, a także dostępne w razie potrzeby. Sprawdźmy jak najefektywniej archiwizować dokumenty.

W celu zapewnienia maksymalnej wygody użytkowników przy korzystaniu z witryny ta strona stosuje pliki cookies.
Kliknij "Zgadzam się", aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.