Blog

Przepisy nakładają na firmy obowiązki związane z przechowywaniem różnych dokumentów. W wielu przypadkach stworzenie efektywnego systemu przechowywania i udostępniania różnego rodzaju danych leży w interesie przedsiębiorstwa lub instytucji. Archiwizowanie dokumentów wymaga jednak takiego sposobu postępowania, który pozwoli zgromadzić wszystkie zasoby w taki sposób, by były one właściwie uporządkowane, zabezpieczone przed zniszczeniem, a także dostępne w razie potrzeby. Sprawdźmy jak najefektywniej archiwizować dokumenty.

Selekcja i katalogowanie archiwaliów

Podstawą właściwego archiwizowania dokumentów jest ich wcześniejsze uporządkowanie. Pierwszą czynnością, jaka jest realizowana w ramach tworzenia archiwum, jest przejrzenie posiadanego zasobu. Poszczególne papiery mają różną rangę w zależności od swojej treści. Część dokumentów zawiera istotne dane, a ich przechowywanie może być ważne z racji obowiązujących przepisów dotyczących przechowywania określonych rodzajów dokumentacji. W papierach mogą też znajdować się informacje istotne dla funkcjonowania firmy. Cały zasób musi więc być podzielony na osobne kategorie. Na tym etapie należy też usunąć wszystkie te papiery, które mogą zostać zutylizowane. Trzeba przy tym pamiętać o właściwym sposobie postępowania z dokumentami zawierającymi dane osobowe i odpowiednim ich niszczeniu.

Po oddzieleniu różnych kategorii kolejnym etapem postępowania jest skatalogowanie i oznaczenie dokumentów w obrębie każdej stworzonej grupy. Tylko taka metoda daje możliwość późniejszego łatwego wyszukania potrzebnych informacji.

 

Przechowywanie archiwum

Dokumenty papierowe muszą być właściwie zabezpieczone, o ile mają przetrwać w dobrym stanie przez dłuższy okres czasu. Liczy się więc nie tylko umieszczenie je specjalnych teczkach lub segregatorach umożliwiających ich komfortowe przeglądanie, ale także zapewnienie właściwych regałów, kartonów lub pudeł. Wyposażenie archiwum powinno być skompletowane w taki sposób, by stan dokumentów nie ulegał pogorszeniu.

Ważne jest również zapewnienie odpowiednich warunków panujących w pomieszczeniu archiwum. Chodzi tu o zabezpieczenie  dokumentów przez nadmierną wilgocią, zalaniem czy możliwością rozwoju pleśni i grzybów.

Najlepszym rozwiązaniem, w sytuacji, gdy firma musi zarchiwizować swoje papierowe zasoby, jest skorzystanie z oferty kompleksowej obsługi przechowywania dokumentów. Wyspecjalizowane podmioty oferują pełen zakres potrzebnych prac, pozwalając nam na uniknięcie mozolnego procesu przeglądania zasobów archiwalnych.

W celu zapewnienia maksymalnej wygody użytkowników przy korzystaniu z witryny ta strona stosuje pliki cookies.
Kliknij "Zgadzam się", aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.