Blog

Jak profesjonalne zarządzać dokumentami?

Dokumenty stanowią podstawę funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Obecne są w różnej formie. Są to przede wszystkim umowy, faktury, regulaminy, oferty czy też materiały marketingowe. Umieszczane są w opasłych segregatorach, które zabierają bardzo dużo przestrzeni. Co więcej, mimo dobrego oznaczenia, nie zawsze łatwo znaleźć formularz, który jest właśnie potrzebny.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami

Najlepszym sposobem pozwalającym na skuteczne zarządzanie dokumentami w firmie jest wprowadzenie systemu elektronicznego, ale najpierw należy zniszczyć dokumenty w formie papierowej. Dzięki temu bez problemu można odnaleźć poszukiwany dokument przez wpisanie odpowiedniego słowa kluczowego. Zachowa się porządek i ograniczy się ilość potrzebnej przestrzeni. Systemy informatyczne sprawiają, że z jednego dokumentu może korzystać jednocześnie kilka osób. Takie rozwiązanie pozwala także na dużą mobilność. Dzięki temu istnieje możliwość dostępu do dokumentu firmowego z dowolnego miejsca na Ziemi. Elektroniczna forma umożliwia łatwą i szybką edycję formularzy.

Jaki jest najlepszy sposób na przechowywanie dokumentów firmy?

Bardzo popularnym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów firmowych na dysku sieciowym. Rozwiązanie charakteryzuje się łatwością wdrożenia, a także niskim kosztem. W tym przypadku w sieci organizacji lokalizuje się firmowe dokumenty, do których mają dostęp upoważnieni pracownicy. Nie ma jednak tutaj możliwości zablokowania określonego pliku do edycji. Istnieje tutaj także niewielka możliwość zabezpieczeń, na przykład przed przypadkowym usunięciem plików. Zdecydowanie lepszą opcją jest wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

W celu zapewnienia maksymalnej wygody użytkowników przy korzystaniu z witryny ta strona stosuje pliki cookies.
Kliknij "Zgadzam się", aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.