Blog

Korzyści wynikające z archiwizacji dokumentów

 

Prowadzenie żadnej działalności nie może się obyć bez gromadzenia dokumentów. Niezależnie od tego, czy dana osoba zajmuje się czymś zarobkowo, czy non-profit, nie uniknie tak zwanej papierkowej roboty. Dzieje się tak we wszystkich branżach, nawet w tych, które nie mają charakteru czysto biurowego, czyli chociażby w gastronomii czy w kosmetyce. Jest tak oczywiście dlatego, gdyż każda transakcja finansowa musi być zarejestrowana, a każda umowa spisana i zachowana. W innym wypadku nie istniałyby żadne dokumenty, które poświadczałyby aktualny i obowiązujący stan rzeczy. Archiwizacja jest po prostu koniecznością, o którą trzeba dbać z uwagi na przejrzystość finansów i dokumentacji przedsiębiorstwa. W przypadku, kiedy jest ona rzetelnie prowadzona, żadna kontrola nie stwarza dla firmy zagrożenia. Łatwiej jest się też zorientować w papierach w sytuacji, gdy trzeba rozpatrzyć jakąś sprawę z przeszłości.

Archiwizacja papierowa i elektroniczna

Niegdyś archiwizacja była prowadzona wyłącznie w formie papierowej. Dziś przybiera ona coraz częściej również postać elektroniczną. Posiadanie komputerowych kopii dokumentów stwarza liczne korzyści. Dzięki nim nawet jeżeli dane pismo się zawieruszy, wgląd do niego będzie dostępny dzięki elektronicznej wersji zastępczej. Archiwizowanie dokumentów na komputerze lub na dysku zewnętrznym pomaga także w odszukaniu potrzebnego pisma. Jeżeli dokumentacja jest prowadzona jedynie w formie papierowej, to czasami żeby dogrzebać się do potrzebnego egzemplarza, trzeba przekopać się przez tony innych pism. Natomiast elektroniczna ewidencja umożliwia dostęp do pożądanego dokumentu za pomocą kilku kliknięć.

Na początkowym etapie prowadzenia przedsiębiorstwa czy instytucji rolę archiwum spełnia zazwyczaj jedno z pomieszczeń w budynku biura. Jednak wraz z rozrastaniem się działalności pism przybywa coraz więcej i niemożliwe staje się już utrzymywanie ich w obiekcie, który ma przede wszystkim służyć za przestrzeń pracy. W związku z tym niezwykle korzystnym rozwiązaniem staje się przeniesienie archiwum do obiektu zewnętrznego, a więc, inaczej rzecz ujmując, outsourcing.

Outsourcing archiwum jest z bardzo różnych względów niezwykle dogodnym procesem. Przede wszystkim pozwala on na zaoszczędzenie miejsca w biurze. Kiedy dokumentacja z minionych lat przechowywana jest w zewnętrznym obiekcie, można mieć pod ręką tylko to, co niezbędne, i cieszyć się większą przestrzenią. Nie trzeba się przy tym martwić o to, czy dokumenty magazynowane poza siedzibą firmy nie będą aby narażone na niebezpieczeństwo. Jest wprost przeciwnie, pismom gwarantuje się najlepszą możliwą ochronę, do czego niewątpliwie przyczynia się to, że archiwizację powierza się prawdziwym profesjonalistom. Kiedy dokumentacja prowadzona jest w siedzibie firmy, czasem może zdarzyć się tak, że zajmuje się nią pracownik, który robi to niejako na marginesie swojego właściwego zajęcia. Fachowi archiwiści wykonują zaś swoją pracę pełnowymiarowo i dzięki temu poświęcają jej najwyższą możliwą uwagę. Sprawia to, że znacznie zmniejsza się ryzyko zawieruszenia jakiegoś dokumentu. Właściwie jest ono nawet równe zeru. Profesjonalne archiwum to nie tylko dobrze wyszkoleni pracownicy, lecz także przestrzeń, która przystosowana jest specjalnie do przechowywania pism. Kiedy magazynuje się papiery w biurze, często robi się to w pomieszczeniu, które nie jest do tego przeznaczone. Nie ma się zresztą co temu dziwić, w końcu biuro to przede wszystkim miejsce pracy. W profesjonalnym archiwum jest jednak zupełnie inaczej. Zarówno wnętrza, jak i meble przystosowane są do tego, by można było się sprawnie poruszać w celu odszukania pożądanego dokumentu.

W celu zapewnienia maksymalnej wygody użytkowników przy korzystaniu z witryny ta strona stosuje pliki cookies.
Kliknij "Zgadzam się", aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.