Blog

Niszczenie dokumentów w świetle przepisów

Każda firma zbiera i przechowuje różnego rodzaju dane niezbędne do prawidłowego funkcjonowania. Informacje te są przetwarzane i użytkowane w różnej formie od dokumentacji papierowej po zapisy na nośnikach elektronicznych. Dane nie są jednak przechowywane w nieskończoność i co jakiś czas niepotrzebne dokumenty muszą zostać usunięte. Wynika to zarówno z potrzeb samej firmy, np. w przypadku nieaktualnych już opracowań czy różnego rodzaju dokumentacji, jak i z obowiązujących przepisów, które nakazują niszczenie dokumentów, jeśli zawarte w nich dane nie są już niezbędne. Zobaczmy, jakie są podstawowe regulacje dotyczące niszczenia danych i w jaki sposób powinno to być wykonywane.

 

Każda firma zbiera i przechowuje różnego rodzaju dane niezbędne do prawidłowego funkcjonowania. Informacje te są przetwarzane i użytkowane w różnej formie od dokumentacji papierowej po zapisy na nośnikach elektronicznych. Dane nie są jednak przechowywane w nieskończoność i co jakiś czas niepotrzebne dokumenty muszą zostać usunięte. Wynika to zarówno z potrzeb samej firmy, np. w przypadku nieaktualnych już opracowań czy różnego rodzaju dokumentacji, jak i z obowiązujących przepisów, które nakazują niszczenie dokumentów, jeśli zawarte w nich dane nie są już niezbędne. Zobaczmy, jakie są podstawowe regulacje dotyczące niszczenia danych i w jaki sposób powinno to być wykonywane.

 

Regulacje prawne dotyczące ochrony i niszczenia danych

Kwestie związane z niszczeniem dokumentów są opisywane w różnych aktach prawnych. Jednymi z najważniejszych są Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000) oraz Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 2010 nr 182 poz. 1228), a także Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173).

 

Przepisy dotyczące sposobów postępowania z danymi, w tym zasady niszczenia dokumentów są również zawarte w wielu innych ustawach, z których znaczna część została wprowadzona w ramach tzw. dyrektywy RODO przez Ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. 2019 poz. 730).

 

Wspólną cechą przepisów w sprawie niszczenia dokumentów jest to, że nie precyzują one dokładnie wymogów, jakie powinny być stosowane, posługując się zwykle stwierdzeniem, że wybrana metoda powinna uniemożliwiać ich odtworzenie lub odczytanie.

 

Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentacji papierowej i elektronicznej posiłkują się więc zapisami, zawartymi w niemieckiej normie DIN 66399. Określa ona zarówno klasy ochrony, tj. grupuje rodzaje dokumentacji według ich wagi, jak i 7 poziomów bezpieczeństwa, dla różnych kategorii nośników od dokumentów papierowych po nośniki elektroniczne. W normie DIN 66399 są szczegółowo określone klasy niszczenia dla poszczególnych typów nośnika, np. dla dokumentacji papierowej najniższy to P-1, a najwyższy P-7.

W celu zapewnienia maksymalnej wygody użytkowników przy korzystaniu z witryny ta strona stosuje pliki cookies.
Kliknij "Zgadzam się", aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.