Blog

Stopnie tajności dokumentów

We współczesnym świecie, w którym konkurencja czai się na każdym rogu, informacja stała się wartościowym towarem, zwłaszcza informacja niejawna. Nie każda osoba wie, które dokumenty należy przeznaczyć do zniszczenia, a które można swobodnie wyrzucić do zwykłego śmietnika. Źle zniszczone dokumenty mogą spowodować konsekwencje prawne.

Klasyfikacja dokumentów biurowych

Dokumenty biurowe to nic innego jak wszelkiego rodzaju pisma, notatki, protokoły, sprawozdania oraz zesta­wienia liczbowe sporządzone w przedsiębiorstwie lub przesłane z zewnątrz. Dokumentacja biurowa obejmuje nie tylko akta spraw bieżących, ale także akta spraw załatwionych, które są przechowywane w archiwach zakładowych. Ponadto dokumentację biurową stanowią księgi, rejestry, kartoteki, dokumentacja finansowa i księgowa, a także wydawane przez firmę biuletyny, katalogi. Całą dokumentację biurową można klasyfikować według różnych kryteriów. Wykorzystując stopnie tajności dokumentów oraz konieczność przestrzegania tajemnicy zawodowej, dzieli się ją na:

  • dokumenty jawne – nie zawierają żadnej tajemnicy, mogą mieć do nich wgląd wszyscy pracownicy,

  • dokumenty poufne – zawierają informacje objęte tajemnicą służbową, mają do nich wgląd pracownicy rozpatrujący daną sprawę, ich treść nie może zostać ujawniona osobom nieupoważnionym,

  • dokumenty tajne – zawierają informacje objęte tajemnicą państwową, mają do nich wgląd tylko konkretne osoby. Ich obieg i archiwizacja są określone w ustawach, przechowywane są w miejscach zabezpieczonych przed niepowołanymi osobami.

Niszczenie dokumentów zgodnie z normą

Sprzęt do niszczenia dokumentów musi zapewniać ich likwidację w taki sposób, by nie było możliwości odtworzenia danych. Dokonując usuwania dokumentów, należy oprzeć się na normach dotyczących usuwania danych. Zgodnie z wymaganiami normy DIN 66399 są trzy klasy tajności, które mówią o rodzaju informacji zawartych w dokumentach. Norma ta reguluje kwestie dotyczące utylizacji dokumentacji, zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej. Klasyfikacja z normy pozwala na określenie wymagań stawianych maszynom oraz procesom niszczenia dokumentów. Aby uniknąć konsekwencji wycieku danych, należy wdrożyć w firmie procedury postępowania z dokumentami. Nie można też lekceważyć jakości sprzętu do utylizacji dokumentacji. Dobrym rozwiązaniem może okazać się skorzystanie z oferty firmy, która w profesjonalny sposób zajmie się niszczeniem dokumentów.

Wykorzystanie niektórych informacji przez niepowołane osoby może skutkować stratą cennych pracowników, dostawców lub odbiorców. Firmy takie jak Document Eco Logistic chronią przed wydostaniem się informacji oraz pomagają w brakowaniu dokumentów.

W celu zapewnienia maksymalnej wygody użytkowników przy korzystaniu z witryny ta strona stosuje pliki cookies.
Kliknij "Zgadzam się", aby ta informacja nie wyświetlała się więcej.